O Departamento Pessoal é o ramo que trata das questões burocráticas relacionadas à relação entre a empresa e seus colaboradores.
Ou seja, é a indústria a responsável pelo vínculo empregatício criado pela organização. Portanto, DP quem deve zelar pela regularidade das obrigações financeiras e jurídicas da empresa, independentemente de sua estrutura organizacional, seja de funcionários ou do Ministério do Trabalho ou do INSS.
Com isso, os colaboradores do departamento pessoal devem estar atentos às principais regras estabelecidas pela CLT, aos acordos coletivos e aos contratos que podem ser celebrados com os colaboradores e demais prestadores de serviços.
Mas, afinal, quais são as funções do Departamento Pessoal? Neste post falaremos sobre as principais atividades realizadas por esta indústria e como elas afetam o dia a dia das organizações.
Quais as funções da contabilidade no Departamento Pessoal?
As funções do dia-a-dia do departamento pessoal concentram-se na burocracia da organização no que se refere aos funcionários.
Ou seja, este setor administra sempre determinadas atividades que acompanham a relação entre empregador e empregado, garantindo o cumprimento da legislação trabalhista.
1. Admissão de funcionário
Enquanto o processo de recrutamento e seleção fica sob a responsabilidade do RH ― que existe como um braço direto para o Departamento Pessoal ―, o DP cuida da formalização da contratação, a fase final da admissão de um novo funcionário.
Portanto, o setor faz o recolhimento dos documentos necessários, o registro junto aos órgãos trabalhistas, a elaboração e validação do contrato de trabalho e a assinatura de Carteira de Trabalho.
2. Demissão de colaborador
O desligamento de colaboradores é também uma das funções do Departamento Pessoal. Nesse caso, o setor tem a responsabilidade por redigir todos os documentos, arquivar as informações e calcular o acerto trabalhista.
Por isso, é fundamental que o DP siga todas as instruções apontadas pela CLT para cada tipo de demissão. Assim, o empregador não precisa se preocupar com possíveis processos trabalhistas, que podem ser resultados de erros nessa etapa.
3. Gestão de documentos
departamento pessoal são provenientes do contrato de trabalho. Como exemplo essa gestão, que existem diferentes tipos de contratos, conforme mostram os exemplos listados abaixo:
• Empregado: contrato do tipo CLT caracterizado por pessoa contratada para prestar serviços a pessoa jurídica mediante remuneração e de forma não periódica;
• Temporário: contratação do funcionário de empresa terceirizada por prazo pré-determinado e sem vínculo empregatício;
• Autônomo: pessoa que exerce atividade profissional sem vínculo empregatício;
• Estagiário: Recrutamento que visa complementar a formação académica com atividades de trabalho supervisionado. Cada tipo de contrato possui peculiaridades e características próprias, por isso é tarefa do DP simplificar todos os processos, tornando-os tranquilos e rápidos. Algo importante, pois é tarefa do departamento pessoal manter um arquivo atualizado que contenha todos os documentos importantes para a empresa.
É importante que atestados médicos, documentos fiscais e demais documentos estejam sempre seguros, o que garante que o empregador esteja sempre atento à legislação trabalhista. Além disso, é de grande interesse que seja fácil encontrar esses documentos sempre que necessário e isso depende de um bom sistema de padronização e armazenagem.
Principais documentos do DP:
As atividades do Departamento Pessoal envolvem lidar com uma série de documentos relativos a questões trabalhistas e legais relacionadas à contratação, à permanência e à rescisão contratual. Confira os principais:
• Contratos de Trabalho ― documento relativo ao acordo de trabalho firmado entre a empresa e a pessoa contratada;
• Fichas e Registros de Funcionários ― documento obrigatório com dados pessoais de cada colaborador, fundamental para o cadastro no INSS e eSocial;
• Atestado Médico de Capacidade Funcional ― documento médico necessário tanto na admissão quanto na demissão para atestar o estado de saúde antes do início das atividades e evitar que um trabalhador seja demitido estando doente;
• Histórico Clínico ― documento usado pelo DP para acompanhar a saúde de cada colaborador;
• Comprovante de Pagamento de Salário ― documento também conhecido como holerite, serve como um histórico dos pagamentos feitos pela empresa a cada funcionário;
• Acordo de Compensação de Horas e Banco de Horas ― documento que sela a concordância entre as partes, empresa e trabalhador, sobre a compensação da jornada extraordinária realizada;
• Acordo de Prorrogação de Horas e Horas Extras ― documento usado para acordar a realização de horas extras, observando o limite legal de 2 horas diárias, a serem pagas conforme determina a legislação;
• Comprovante de Vale-transporte ― Recibo a ser assinado pelo colaborador para comprovar o recebimento do benefício;
• Comprovante de Pagamento de Férias ― Documento que comprova o pagamento referente ao período de férias de cada colaborador;
• Comprovante de Pagamento de 13° ― Recibo a ser assinado pelo trabalhador celetista para comprar o recebimento do 13º salário;
• Folha de Ponto ― documento que reúne todos os registros de horário de trabalho cumprido por cada colaborador da empresa e que serve de base para o cálculo da remuneração;
• Folhas de Pagamentos ― documento por meio do qual o DP transforma informações sobre o cumprimento da jornada de trabalho em dados contábeis, organizando as informações sobre a remuneração das pessoas contratadas pela empresa;
• Aviso-Prévio ― comunicação obrigatória na rescisão de contrato e que deve constar na carta de demissão;
• Comunicado de Dispensa ― documento que informa um profissional sobre seu desligamento da empresa;
• Carta de Pedido de Demissão ― documento escrito à mão pelo trabalhador para comunicar à empresa seu desejo de rescindir seu contrato. Também deve ser feita em demissões por acordo;
• Atestado de Saúde Ocupacional ― documento médico que atesta as condições de saúde do trabalhador quando de sua rescisão contratual;
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho ― documento a ser assinado pela empresa e pelo colaborador no momento da sua dispensa. É utilizado para o saque do FGTS;
• DARF ― documento de Arrecadação de Receitas Federais, utilizado pela Receita Federal para arrecadar tributos de operações financeiras;
• Comprovante de Guias da Previdência Social ― recibo que assegura que a empresa realizou o recolhimento das contribuições previdenciárias dos funcionários corretamente;
• Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS ― documento que apresenta as informações necessárias para que um contribuinte do INSS possa consultar todos os comprovantes de pagamento dos benefícios que recebe;
• Depósitos CLT ― extrato dos depósitos de FGTS que comprova que a empresa está cumprindo seu dever de depositar o valor devido mensalmente, para cada funcionário, na conta atrelada ao FGTS;
• Documento de Arrecadação Federais ― documento usado para fazer o recolhimento das contribuições previdenciárias dos funcionários;
• Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical ― documento necessário para o pagamento facultativo da Contribuição Sindical Urbana;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS ― guia que reúne todas as informações relativas aos colaboradores de uma empresa e suas remunerações;
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social ― guia utilizada para realização do recolhimento das multas rescisórias, do aviso prévio indenizado e dos depósitos do FGTS do mês da rescisão e do mês imediatamente anterior.
4. Compensação de pessoal
O setor também tem como missão fazer compensação pessoal, que nada mais é do que todo o processo de acompanhamento de frequência, pagamento de salários e benefícios, além de pagamento de bônus, impostos e prêmios de seguros.
A partir do momento em que os profissionais são integrados ao quadro da empresa, o processo começa com a gestão de fluxos de trabalho, criação de folha de pagamento, gestão de benefícios e contabilização de impostos.
5. Acompanhamento de jornadas
Outra função importante do departamento pessoal é gerenciar o tempo de trabalho dos colaboradores da organização.
Desde a implementação de horários livres até o gerenciamento de ausências, é importante que os gestores dessa área fiquem de olho nos registros de horas de seus funcionários.
O setor de DP também tem como tarefa gerenciar o sistema de controle de ponto introduzido, verificando a necessidade de cadastro de novos funcionários, registros de tarifas e relatórios de ponto.
6. Gestão de férias
Férias e as licenças acabam por reduzir a força de trabalho disponível numa empresa e, por isso, é importante que sejam geridos da melhor forma possível.
Portanto, é importante que os funcionários da DP entendam claramente como podem planejar as férias de seus funcionários, e também avaliem a necessidade de novos funcionários, mesmo temporários, em caso de férias prolongadas.
Como você pode imaginar, a indústria também é responsável por criar e validar todos os documentos necessários para que esses feriados sejam aplicados nas regras de trabalho.
7. Controle de licença
Falando em licenças, assim como acontece com os feriados, o DP deve recolher a documentação que justifica a ausência ao trabalho e, em qualquer caso, combinar as datas de retorno.
Desta forma, além de respeitar integralmente os direitos de cada trabalhador, a indústria garante que sejam mantidos registos que comprovem a emissão de autorizações e evitem a redução dos salários dos trabalhadores.
8. Gestão de benefícios
Logo após a contratação dos colaboradores, o Departamento Pessoal deve ficar atento para disponibilizar e administrar os benefícios cedidos a eles.
Entre esses benefícios podem estar:
• Vale-transporte;
• Vale-refeição/alimentação;
• Vale-cultura;
• Convênio médico/odontológico;
• Auxílio-creche;
• Bolsa de estudos;
• GymPass e outros.
O setor deve ser responsável por coletar a documentação necessária e gerenciá-la adequadamente para que os trabalhadores possam utilizá-la sem problemas.
9. Folha de pagamento
Talvez essa seja a mais conhecida das atribuições do departamento pessoal. Com base nas informações coletadas ao longo do mês, é responsabilidade do setor preencher os relatórios de remuneração dos funcionários.
Portanto, o DP deve monitorar a gestão da jornada de trabalho e eventuais benefícios e descontos, e seguir o calendário correto aprovado pela empresa para programar os pagamentos dos funcionários.
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muito bom, sempre tive dúvida quanto a isso! obrigada ❤️
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